Polityka prywatności

1. Kto odpowiada za dane

Administratorem danych konta i operatorem usługi Simply Connect jest TRUECODE spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą przy ul. Spacerowej 9, 74-400 Dębno, Polska, wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0001162786, NIP 5971762560, REGON 541225941. W sprawach prywatności można skontaktować się z nami przez formularz wsparcia Simply Connect. Jeżeli konto jest częścią firmowego obszaru roboczego, administratorem treści komunikacji i danych CRM może być również organizacja korzystająca z tego obszaru.

2. Jakie dane przetwarzamy

• dane konta: imię i nazwisko, adres e-mail, identyfikator użytkownika i metody logowania;
• dane firmowego obszaru roboczego, jego członków, ról i konfiguracji;
• kontakty wybrane do importu, numery telefonu, adresy e-mail i zdjęcia kontaktów;
• treść i metadane SMS, MMS, e-maili oraz połączeń obsługiwanych w usłudze;
• załączniki, zdjęcia, nagrania, transkrypcje i notatki, gdy użytkownik korzysta z tych funkcji;
• dane urządzenia potrzebne do powiadomień, połączeń i bezpieczeństwa sesji;
• diagnostykę techniczną, adres IP, informacje o aplikacji i zdarzenia bezpieczeństwa;
• lokalizację bramki raportowaną przez urządzenie Gateway, jeśli jej administrator ją udostępnia.

Aplikacja nie sprzedaje danych osobowych i nie wykorzystuje ich do śledzenia reklamowego. Dostęp do kontaktów, zdjęć, aparatu, mikrofonu i powiadomień jest używany wyłącznie po wybraniu odpowiadającej funkcji lub udzieleniu zgody systemowej.

3. Cele i podstawy

Dane są używane do utworzenia i zabezpieczenia konta, realizacji komunikacji, synchronizacji zespołu, obsługi klienta, zapobiegania nadużyciom i spełniania obowiązków prawnych. Podstawą jest wykonanie umowy, prawnie uzasadniony interes w utrzymaniu bezpiecznej usługi, zgoda tam, gdzie jest wymagana, oraz obowiązki prawne operatora lub klienta firmowego.

4. Dostawcy i przekazywanie danych

W zakresie niezbędnym do działania usługi dane mogą być przetwarzane przez OVHcloud (hosting), Cloudflare (obsługa ruchu do serwisu), Google (logowanie i dobrowolnie podłączony Gmail), Apple (logowanie i powiadomienia na urządzeniach Apple), Resend (wiadomości systemowe) oraz Anthropic (opcjonalny asystent AI). Poczta wysyłana z podłączonego Gmaila korzysta z Gmail API. Resend obsługuje odrębne wiadomości systemowe, takie jak potwierdzenia konta. Zakres danych przekazywany dostawcom zależy od użytych funkcji; korzystanie z usług dostawców może wiązać się z przetwarzaniem danych poza EOG.

5. Okres przechowywania

Dane konta przechowujemy do jego usunięcia. Dane współdzielone w firmowym obszarze roboczym są przechowywane zgodnie z umową organizacji i jej wymaganiami prawnymi. Historia poczty nie wygasa automatycznie po odłączeniu skrzynki. Nowe archiwa aplikacyjne są szyfrowane. Usunięcie rekordu z aplikacji nie usuwa automatycznie kopii pobranych wcześniej przez operatora; starsze kopie wymagają oddzielnego przeglądu i usunięcia w procedurze obsługi żądania. Dane wymagane do rozliczeń, bezpieczeństwa lub obrony roszczeń mogą być przechowywane przez okres wynikający z prawa.

6. Prawa i usunięcie konta

Można żądać dostępu, sprostowania, usunięcia, ograniczenia, przeniesienia danych lub wnieść sprzeciw i skargę do właściwego organu ochrony danych. Konto można trwale usunąć bezpośrednio w aplikacji: Konto → Konto i dane → Trwale usuń konto. Usuwamy wtedy profil, metody logowania, sesje, tokeny urządzeń i członkostwa oraz prywatne rozmowy z asystentem. Zatrzymujemy dostęp do skrzynek Google autoryzowanych przez usuwanego użytkownika. Wspólne rekordy biznesowe mogą pozostać w organizacji dla innych członków zespołu lub z przyczyn prawnych, po odłączeniu ich od usuniętego profilu.

7. Bezpieczeństwo i dzieci

Stosujemy szyfrowanie transmisji, bezpieczne magazyny systemowe urządzeń, kontrolę dostępu i rejestrowanie zdarzeń bezpieczeństwa. Simply Connect jest usługą biznesową i nie jest przeznaczony dla dzieci.

8. Podłączanie Gmaila

Podłączenie Gmaila jest dobrowolne i wymaga osobnej zgody w Google. Simply Connect uzyskuje adres skrzynki, identyfikator konta oraz dostęp do wiadomości, ich metadanych i załączników potrzebny do obsługi poczty, synchronizacji, odpowiedzi i wybranych automatyzacji. Nowe połączenia używają Gmail API: prosimy o odczyt przy włączonym odbieraniu oraz wysyłanie przy włączonym wysyłaniu. Nie prosimy o uprawnienia do usuwania wiadomości. Wcześniejszą, szerszą zgodę można cofnąć w ustawieniach Google przed ponownym podłączeniem. Skrzynka jest udostępniana członkom wybranego obszaru roboczego zgodnie z nadanymi uprawnieniami. Przed podłączeniem panel informuje o tym udostępnieniu.

Nie pobieramy hasła Gmaila. Tokeny dostępu i odnowienia przechowujemy zaszyfrowane na serwerze. Odłączenie skrzynki usuwa lokalne tokeny i zatrzymuje kolejne operacje, ale nie usuwa wcześniejszej historii w obszarze roboczym. Zgodę można też cofnąć w ustawieniach konta Google. Dane pozyskane z Google wykorzystujemy do funkcji wybranych przez użytkownika, a nie do sprzedaży danych czy reklamy. Wykorzystanie i przekazywanie tych danych podlega Google API Services User Data Policy i zawartym w niej ograniczeniom Limited Use.

9. Automatyzacje, asystent AI i usuwanie historii

Automatyzacje skonfigurowane przez workspace mogą używać treści e-maili do tworzenia SMS-ów, e-maili, notatek i żądań do wskazanych adresów webhooków. Wybrani odbiorcy i operatorzy tych adresów mogą otrzymać treść oraz metadane wiadomości i zachować własne kopie. Administrator workspace’u odpowiada za dobór tych odbiorców.

Asystent AI jest opcjonalny. Wysyłane do niego wiadomości, historia rozmowy i wyniki używanych narzędzi są przekazywane do Anthropic (Claude), aby wygenerować odpowiedź lub przygotować wybraną akcję. Kontekst może zawierać dane kontaktów, komunikację z workspace’u oraz treści pocztowe wklejone przez użytkownika lub zawarte w wynikach narzędzi. Samo podłączenie Gmaila nie uruchamia rozmowy z AI. Nie udostępniaj treści, których nie masz prawa przekazać. Warunki przetwarzania u dostawcy opisuje informacja Anthropic o retencji danych komercyjnych.

Usunięcie prywatnej rozmowy z asystentem usuwa jej lokalną historię. Odłączenie Gmaila i usunięcie konta użytkownika nie kasują automatycznie współdzielonej historii poczty ani treści powstałych w automatyzacjach. Aby zgłosić usunięcie takich danych, skontaktuj się przez wsparcie Simply Connect, wskazując workspace, skrzynkę i zakres żądania. Nie przesyłaj hasła ani treści wiadomości. Zakres usunięcia wymaga sprawdzenia uprawnień i wspólnych rekordów; kopie u odbiorców zewnętrznych wymagają osobnej obsługi u tych odbiorców.

English version

Privacy Policy

Effective October 15, 2026. The controller for account data and operator of Simply Connect is TRUECODE spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, with its registered office at ul. Spacerowa 9, 74-400 Dębno, Poland, entered in the Polish National Court Register under KRS 0001162786, tax ID (NIP) 5971762560 and statistical number (REGON) 541225941. Privacy requests can be sent through the Simply Connect support form. For a company workspace, the customer organization may also control communication and CRM content.

Data and purposes

We process account and sign-in details; workspace membership and configuration; contacts you choose to import; phone numbers and email addresses; SMS, MMS, email and call content and metadata; attachments, photos, recordings, transcripts and notes when those features are used; device and push identifiers; security and technical diagnostics; and Gateway location reported by its administrator. We use this data to provide and secure the service, deliver communications, synchronize teams, support customers, prevent abuse and comply with law. We do not sell personal data or use it for advertising tracking.

Service providers, retention and rights

Providers include OVHcloud (hosting), Cloudflare (web traffic), Google (sign-in and optional Gmail), Apple (sign-in and Apple-device push notifications), Resend (system emails) and Anthropic (optional AI assistant). Connected Gmail sends through the Gmail API; Resend handles separate account/system emails. Data categories depend on the features used. Providers may process data outside the EEA. Account data is kept until deletion; shared business records follow the organization's contract and legal retention requirements. You may request access, correction, deletion, restriction, portability or object to processing through support.

Account deletion

In the app, open Account → Account and data → Delete account permanently. This erases the profile, login methods, sessions, device tokens and memberships, together with private assistant conversations. Access to Google mailboxes authorized by the deleted user is stopped. Shared business records may remain available to the organization or be retained where legally required, without the deleted profile.

Security and children

We use encrypted transport, device secure storage, access controls and security logging. Simply Connect is a business service and is not intended for children.

Connecting Gmail

Connecting Gmail is optional and requires separate consent in Google. Simply Connect receives the mailbox address, account identifier and access to message content, metadata and attachments needed for mail browsing, synchronization, replies and selected automations. New connections use the Gmail API: read permission is requested when receiving is enabled and send permission when sending is enabled. We do not request message deletion permission. Earlier broader consent can be revoked in Google account settings before reconnecting. The mailbox is shared with authorized members of the selected workspace; the connection screen explains this before consent.

We do not receive your Gmail password. Access and refresh tokens are encrypted on the server. Disconnecting removes locally stored tokens and stops future operations while retaining existing workspace history. You may also revoke consent in your Google account settings. Google data is used for user-selected features, not data sales or advertising. Its use and transfer are subject to the Google API Services User Data Policy and its Limited Use restrictions.

Automations, AI and deletion of shared history

Workspace-configured mail automations may copy message content into SMS, email, CRM notes and requests to configured webhook addresses. Selected recipients may receive content and metadata and retain their own copies. Workspace administrators choose these recipients.

The optional AI assistant sends your messages, conversation history and tool results to Anthropic (Claude) to generate replies or prepare requested actions. Context may include contact information, workspace communications and email content pasted by you or present in tool results. Connecting Gmail alone does not start an AI conversation. Share only content you are allowed to disclose. See Anthropic’s commercial data retention information.

Deleting a private assistant conversation removes its local history. Disconnecting Gmail or deleting a user account does not automatically erase shared mail history or copies produced by automations. Request erasure through Simply Connect support, identifying the workspace, mailbox and requested scope without sending passwords or message contents. Authorization and shared records must be reviewed. Copies held by external recipients require a separate process with them.

Mail history does not expire automatically on disconnect. New application backup archives are encrypted. Deleting an application record does not automatically erase copies previously downloaded by the operator; older copies require separate review and removal in the erasure procedure.